事務の外注で人手不足とコストを解決する方法

2024 4/16

2024年4月16日 2024年4月16日

社内で人手不足や余剰業務が発生している場合、そのボトルネックを解消する有効な手段の一つが事務外注です。事務外注のメリットやできる業務の種類、費用など、事務外注に関する情報をまとめたブログをご覧ください。

1.事務外注のメリットとは?

事務作業を外注することには、以下のような多くのメリットがあります。

1.1 コスト削減

事務作業を外注すると、直接雇用に比べてコスト削減ができます。通勤手当や社会保険、雇用保険などの経費が不要になります。また、事務所にスペースやデスクを用意する必要もありません。さらに、新規スタッフに業務を教えるための時間も不要なため、コストを抑えることができます。

1.2 労働力の柔軟な調整

事務を外注することで、労働力の調整が簡単に行えます。例えば、決算時やプロジェクトごとにスポット利用することができます。また、繁忙期にのみサポートを依頼し、閑散期は契約しないといった使い方も可能です。これにより、固定費を抑えることができ、採用コストを効率的に削減できます。

1.3 高品質な作業が期待できる

事務作業を外注すると、高品質な作業が期待できます。外注先では、経験豊富なスタッフに業務を依頼することができます。例えば、「経理事務」「法務事務」「通訳・翻訳業務」など、知識やスキルが必要な作業に特化したスタッフを選ぶことも可能です。経験豊富なスタッフに任せることで、即戦力となる作業を期待できます。

1.4 社員のコア業務への集中

事務作業を外注することで、社員はコア業務に集中することができます。生産性の高い業務に専念できるため、残業時間の減少やモチベーションの向上にも繋がるでしょう。もし社員が単純作業に忙殺されている場合は、事務作業の外注を検討することをおすすめします。

以上から、事務作業の外注は多くのメリットがあります。ただし、デメリットも存在するため、外注先の選定や契約内容の確認を十分に行う必要があります。次に、外注できる事務作業の種類について紹介していきます。

2.外注できる事務作業の種類

以下に、外注できる事務作業の種類を示します。

経理事務

経理事務は外注可能です。経理代行会社や会計事務所など、経理専門の事務代行サービスが多数存在しています。経理業務によってコア業務の時間が奪われている場合は、経理事務の外注を検討することをおすすめします。

総務

総務事務も外注できます。総務業務にはルーチンワークが多く、外注に適しています。具体的な総務事務の内容としては、備品・建物の管理、防災・防犯業務、受付・問い合わせ対応、文書管理、イベント企画・運営、総務業務に関するリサーチなどがあります。

人事

人事部門の仕事も外注できます。人事が担当している業務の中には、外注に適したルーチンワークが存在します。新規採用や社員教育・研修の外注を検討する場合は、専門的な知識を持つ代行会社に依頼することがおすすめです。

営業事務

営業事務も外注できます。契約書や営業資料の作成などは外注しやすいです。具体的な業務の例としては、契約関係書類・資料作成、資料作成のためのリサーチ、顧客対応、スケジュール管理、受発注管理、顧客情報のデータ入力などが挙げられます。営業活動自体は自社スタッフが行い、事務作業は外注するという役割分担が可能です。

Web系事務

事務作業の外注では、Web系の作業も依頼することができます。外注先にはWeb系の知識を持つスタッフがいるため、安心して任せることができます。具体的な業務内容としては、Webサイトの編集、SNS運用、ECサイト運用、Webサイト掲載用画像の編集・加工などがあります。ただし、外注先によって対応できる内容や得意分野は異なるため、依頼する前に確認が必要です。

これらは外注できる事務作業の一部ですが、実際にはさまざまな業務が外注できる可能性があります。自社のニーズに合わせて、外注することで業務効率の向上やコスト削減を実現することができます。

3.事務代行の費用相場と料金形態

事務代行サービスの費用相場や料金形態について詳しく解説します。

月額固定制

月額固定制は、事務代行サービスの料金形態の一つです。契約ごとに毎月決まった料金を支払う方式です。以下は一般的な相場の例です。

20時間：5万円（1か月の契約期間）
30時間：8万円（1か月の契約期間）
50時間：12万円（1か月の契約期間）

月額固定制では、稼働時間に応じて料金が決まります。業務量が多いほど料金も高くなる傾向があります。契約期間は基本的に1か月以上とされています。

従量課金制

従量課金制は、事務代行サービスのもう一つの料金形態です。依頼された業務や時間に応じて費用がかかる方式です。以下は従量制の例です。

従量制: 1業務当たりの費用×業務量（例：メール1通150円×300通返信＝45,000円）
時給制: 時給×稼働時間（例：時給1500円×8時間稼働＝12,000円）

従量課金制では、依頼された業務や時間に応じて料金が変動します。作業ベースでの費用となるため、無駄が発生しにくく、費用の見通しも立ちやすいです。

費用相場の注意点

具体的な費用相場は依頼内容や料金形態によって異なります。月額固定制では稼働時間と契約期間に応じて料金が設定されます。一般的な相場は月額5万円から12万円程度ですが、特別な資格が必要な専門事務の場合はそれ以上の料金がかかることがあります。

従量課金制では、業務内容や数量に応じて料金が加算されるため、具体的な見積もりが必要です。

事務代行サービスの費用相場や料金形態は、自社が依頼したい具体的な業務量を調査してから見積もり依頼を出すことがおすすめです。また、費用相場の中で自社の予算に合った料金体系を選ぶことも重要です。

4.外注先を選ぶ4つのポイント

外注先を選ぶ際には、以下の4つのポイントを押さえておくことが重要です。

1. 実績豊富な外注先を選ぶ

事務作業を外注する際には、実績豊富な外注先を選ぶことが大切です。過去の経験や実績が多いほど、作業効率がよくミスも少ない傾向があります。特定の業務や業界に強い外注先を探すこともおすすめです。

実績を確認する際には、クラウドソーシング内のプロフィールや事務代行会社の公式サイトをチェックしましょう。外注先が公開している情報を参考にし、信頼性のある外注先を選びましょう。

2. 対応範囲の広い外注先を選ぶ

外注先によって対応できる事務作業の範囲は異なります。依頼したい業務が増える可能性を考慮し、対応範囲が広い外注先を選ぶことをおすすめします。

初めて事務作業を外注する場合でも、将来的に増える可能性を考えながら外注先を選びましょう。

3. セキュリティ対策の徹底した外注先を選ぶ

事務作業を外注する際には、外注先のセキュリティ対策も重要です。外注することで社内情報が共有されるため、情報漏えいが起きないように対策する必要があります。

外注先がどのような情報漏えい対策を行っているかをチェックし、安心して情報を共有できる外注先を選びましょう。

4. サービスの柔軟性を重視する

外注先が提供するサービスには柔軟性があるかどうかも重要です。外注先によってサポートできる範囲は異なります。

土日や夜間に対応できる外注先を必要とする場合や、緊急時の対応が必要な場合には、柔軟な対応ができる外注先を選びましょう。

以上の4つのポイントを念頭に置きながら、外注先を選ぶことで効率的な事務作業の実現が可能です。

5.おすすめの外注先

外注先を選ぶ際には、自社のニーズや業務内容に合わせて適切な外注先を選ぶことが重要です。以下に、事務作業の外注先としておすすめの選択肢を紹介します。

クラウドソーシング

クラウドソーシングは、個人に事務作業を依頼するためのプラットフォームです。以下の特徴があります。
– 費用が安い: クラウドソーシングを通じて個人に依頼すると、コストを抑えることができます。
– フレキシブルな依頼が可能: 個人に依頼するため、土日や夜間などに対応してもらうことができます。
– 外注先の選択肢が豊富: クラウドソーシングには多くの登録者がおり、自社のニーズに合った外注先を見つけることができます。

オンラインアシスタント

オンラインアシスタントは、オンライン上で事務作業を行う外注先です。以下の特徴があります。
– 大量の事務作業に対応: オンラインアシスタントは、事務作業の量が多い場合にも対応できます。
– チームでの対応: 業務内容や業務量に応じて複数のスタッフを編成することができます。
– 多岐にわたる業務をまとめて依頼可能: 経理、営業事務、SNS運用など、さまざまな業務を一つの外注先に依頼することができます。

事務代行会社

事務代行会社は、オフライン業務やデータのセキュリティが重要な場合に適した外注先です。以下の特徴があります。
– オフライン業務に対応: オフィスや現場で行われる業務にも対応できます。
– セキュリティ対策が充実: データの取り扱いや情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための対策が取られています。
– オフィス常駐型や訪問型のサービスも提供: 必要な情報を社外に持ち出すことなく業務を外注することができます。

以上がおすすめの外注先の選択肢です。自社のニーズや業務内容に合わせて最適な外注先を選び、効率的な事務作業を実現しましょう。

まとめ

事務作業の外注は、コスト削減や労働力の柔軟な調整、高品質な作業の期待など、多くのメリットがあります。経理、総務、人事、営業事務、Web系事務など、幅広い業務を外注することができます。外注先の選定にあたっては、実績豊富で対応範囲の広い、セキュリティ対策の徹底した、柔軟なサービスを提供する業者を選ぶことが重要です。クラウドソーシング、オンラインアシスタント、事務代行会社など、自社のニーズに合わせた最適な外注先を見つけることで、効率的で生産性の高い事務作業が実現できるでしょう。