業務の生産性をあげる！事務代行サービスで人手不足とコスト削減に成功

2024 4/23

2024年4月23日 2024年4月23日

事務代行サービスは、企業のさまざまな事務業務を外部の専門業者に委託できるサービスです。人手不足の解消やコア業務への集中、コスト削減など、多くのメリットが期待できます。本ブログでは、事務代行サービスの概要から業務内容、料金相場、メリット、選び方までを詳しく解説しています。事務代行サービスに興味がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. 事務代行サービスとは

事務代行サービスとは、企業が外部の専門業者に事務業務を委託するサービスのことです。企業が抱えるさまざまな事務業務を代わりに行ってくれることで、企業は人手不足を補えたり、コア業務に集中することができるメリットがあります。

事務代行サービスでは、以下のような特徴があります：

人手不足の補填： 企業が抱える人手不足を解消することができます。外部の専門業者に業務を委託することで、自社で事務員を雇用する必要がありません。
コア業務への集中： 事務代行によって企業の事務業務が軽減されるため、社内の人的リソースをコア業務に集中することができます。
コスト削減： 事務代行サービスを利用することで、人件費や教育費などのコストを抑えることができます。

また、事務代行サービスはオンライン上でも提供されており、場所や時間に制約されずに業務を効率的に行うことができます。

事務代行サービスでは、一般事務から専門的な業務まで幅広い範囲でサポートしています。具体的な業務内容には、データ入力や書類作成、電話・メール対応などの一般的な業務だけでなく、経理業務や営業サポート、Webサイトの運営・更新などの専門的な業務も含まれます。

事務代行サービスを利用することで、企業は業務負荷の軽減やコスト削減を実現すると同時に、専門知識を持つアシスタントによるサポートにより業務の質も向上させることができます。

2. 事務代行の主な業務内容

事務代行サービスでは、多岐にわたる業務を委託することができます。以下では、代表的な事務業務を紹介します。

経理業務

経理業務では、企業の財務管理に関わる業務を代行します。入出金管理や給与計算、月次決算、年末調整、税務申告などが主な業務内容です。経験と専門知識が必要なため、事務員の採用が難しい場合や人件費を削減したい場合には、事務代行サービスの利用が有効です。

総務・秘書業務

総務・秘書業務では、一般事務や受付業務、備品管理などを代行します。電話応対や備品管理、社内イベントの手配、契約書管理などが主な業務内容です。総務・秘書業務は企業運営に必要不可欠ですが、時間とリソースを節約するためには、事務代行サービスを利用することが効果的です。

営業事務・サポート業務

営業事務・サポート業務では、営業活動をサポートする業務を代行します。見積書や請求書の作成、電話やメール対応、顧客リストの管理、クレーム対応などが主な業務内容です。営業担当者が営業に専念できるようサポートするためには、営業事務・サポート業務の上手な活用が重要です。

一般事務業務

一般事務業務では、企業のバックオフィス業務を代行します。データ入力、文書作成・管理、在庫管理、発送業務、備品管理などが主な業務内容です。一般事務業務は企業運営に欠かせませんが、効率的に処理するためには、事務代行サービスの活用が有効です。

以上が、事務代行サービスで依頼できる代表的な業務内容です。自社のニーズに合わせて必要な業務を選び、効率的に事務代行サービスを利用することをおすすめします。

3. 事務代行サービスの料金相場

事務代行サービスの料金は、業務内容や契約形態によって大きく異なります。以下では、一般的な料金相場について紹介します。

月額固定制

月額固定制は、毎月一定の報酬を支払う方法です。以下は、一般的な月額固定制の料金相場です。

20時間：5万円～。一般的な事務業務を代行する場合に適用されます。
30時間：8万円～。一般事務に加え、一部の専門事務も代行する場合に適用されます。
50時間：12万円～。一般事務と専門事務を包括的に代行する場合に適用されます。

専門事務には特別な資格が必要なため、一般事務よりも高額になることがあります。

従量課金制

従量課金制は、依頼された業務や時間に応じて費用が発生する方法です。以下は、従量課金制の料金の例です。

メール1通につき150円×300通返信＝45,000円
時給1500円×8時間稼働＝12,000円

従量課金制は、作業に基づいて費用が発生するため、無駄が少なく、見通しも立ちやすいというメリットがあります。

事務代行サービスの料金は、自社の具体的な業務量や内容を調査し、見積もり依頼を出すことがおすすめです。また、複数の代行業者の料金相場を比較し、自社に最適なサービスを選択することが重要です。

4. 事務代行サービスのメリット

事務代行サービスを利用することには、多くのメリットがあります。以下にその中からいくつかを紹介します。

4.1 コア業務への専念

事務代行サービスを利用する最大のメリットは、企業の社員が本来のコア業務に集中できることです。外部に事務作業を委託することで、社員の負担を減らし、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。これにより、企業の成長につながる重要な業務にリソースを注ぐことができます。

4.2 専門知識に基づく高いクオリティ

事務代行サービスを利用することで、経験豊富な専門スタッフによる高品質な事務作業を受けることができます。専門知識を持ったスタッフが業務を担当することで、精度や効率性が向上し、業務のクオリティが保たれます。自社での教育やトレーニングの必要がないため、即戦力となるスタッフを確保することができます。

4.3 コストの削減

事務代行サービスを利用することで、採用や教育にかかるコストを削減できます。外部の事務代行会社に業務を委託することで、人材採用にかかる広告費や手間を省くことができます。また、必要な時に必要な量だけ外注することで、人件費を最適化することも可能です。

4.4 柔軟なリソース調整

事務代行サービスを利用することで、繁忙期や特定の業務のみを選択的にサポートすることができます。業務量の増減に合わせて柔軟にリソースを調整することができるため、効率的かつコスト面での負担を軽減することができます。特にスポット的な対応が必要な場面での利用が有効です。

4.5 重要な業務に集中

事務代行サービスを利用することで、企業はより重要な業務に集中することができます。煩雑な事務作業は外部に委託し、社員の時間とリソースを本来のコア業務に投入することができます。このような集中により、企業の成長や競争力の向上が期待できます。

以上が事務代行サービスを利用することによるメリットの一部です。企業の状況やニーズに合わせて、適切な事務代行サービスを選択することで、業務の効率化と経営の最適化が実現できます。ただし、利用する際には契約内容や代行会社の信頼性をしっかりと確認することが重要です。

5. 事務代行サービスの選び方

事務代行サービスを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。以下に、事務代行サービスを選ぶ際に考慮すべきポイントを解説します。

5-1. 実績・評判を確認する

事務代行サービスを選ぶ際には、そのサービス提供者の実績や評判も重要な要素です。以下の項目を確認しましょう。

同業種や同規模の企業からの依頼実績があるかどうか
過去の実績や取引先からの評価はどうだったか
インターネット上の口コミや評価サイトの情報を参考にする

これらの情報は参考程度に考え、最終的な判断は自社のニーズに照らして行うことが大切です。

5-2. 人材採用基準を確認する

事務代行を依頼する際には、業務を遂行する人材の質も重要な要素です。以下の項目を確認し、人材採用基準を調べることをおすすめします。

事務代行会社がどのような基準で人材を採用しているのか
人材の資格や経験は十分なのか
研修や教育の制度が整っているかどうか

また、人材採用基準を通じて会社の組織文化や品質管理の方針も見えてきます。優れた品質のサービスを提供するためには、優秀な人材の確保と育成が重要です。信頼できる事務代行会社を選ぶためには、人材採用の基準を明確に設定し、研修や教育に力を入れている会社を選びましょう。

これらのポイントを押さえながら、自社のニーズに合った事務代行サービスを選ぶことが重要です。価格だけでなく、実績や評判、人材の質などを考慮して、信頼できる事務代行会社を選びましょう。

まとめ

事務代行サービスは、企業のさまざまな課題を解決するツールになり得ます。人手不足の解消、コア業務への集中、コスト削減など、多くのメリットが得られます。しかし、単に費用面の比較だけでなく、サービス提供者の実績や評判、人材採用基準など、質的な側面にも注目する必要があります。自社のニーズを明確にし、信頼性の高い事務代行会社を選ぶことで、効果的に業務の効率化と経営の最適化が実現できるでしょう。事務代行サービスの活用は企業にとって大きな武器になるといえます。