【2023年最新】データ入力代行サービスの選び方と最安値の会社10選

2024 6/11

2024年6月11日 2024年6月11日

データ入力作業は重要な業務ですが、人手を割くには多大なコストがかかります。そこで、データ入力代行サービスを利用することで、効率化と人件費の削減が期待できます。本ブログでは、データ入力代行サービスの選び方やメリット、おすすめのサービス10選などを紹介しています。データ入力業務の外部委託を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. データ入力代行サービスの選び方

データ入力代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントを考慮する必要があります。

実績を確認する

データ入力代行サービスの実績を確認することは重要です。公式サイトや問い合わせを通じて実績をチェックしましょう。実績が豊富で信頼性の高いサービスを選ぶことができます。また、依頼している組織が大企業や官公庁などであれば、高品質な成果物が期待できます。

費用を確認する

費用は適正に設定されているか確認しましょう。安いだけではなく、自社で対応する場合と比較して、コストパフォーマンスを検討しましょう。安すぎる場合は品質が低下したり、納品までの時間が長くなる可能性があります。見積もりを依頼し、費用対効果を確認することがおすすめです。

納品スピードを確認する

納品スピードも重要な要素です。納期までにデータを納品してもらえるか確認しましょう。緊急なデータを入力する必要がある場合は、迅速な対応が求められます。まずは緊急性の低いデータを依頼し、サービスのスピード感を確認してから、重要なデータを依頼することがおすすめです。

セキュリティ体制を確認する

データ入力代行サービスを選ぶ際には、セキュリティ体制も重要です。個人情報や機密情報を扱う場合は、セキュリティが万全かどうか確認しましょう。プライバシーマークの取得やセキュリティソフトの導入、従業員のセキュリティ教育などの情報をチェックしましょう。データの情報漏洩は大きな損害を引き起こす可能性があるため、細心の注意が必要です。

データ入力代行サービスを選ぶ際には、実績や費用、納品スピード、セキュリティ体制などを考慮し、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。要件に合わせて複数のサービスを比較検討し、適切な選択を行いましょう。

2. データ入力代行を利用するメリット

データ入力代行を利用することには、以下のようなメリットがあります。

生産性の向上

データ入力作業は時間のかかる作業であり、本来の業務に負荷をかけることがあります。しかし、データ入力代行を利用することで、時間を割く必要がなくなります。これにより、本来の業務に集中することができ、生産性が向上します。

人件費の削減

データ入力は専門的なスキルを必要とするものの、一方で時間のかかる作業です。自社でデータ入力を行う場合、人材を雇う必要があります。しかし、データ入力代行サービスを利用することで、専門のオペレーターに作業を依頼することができます。そのため、人件費を削減することができます。

高品質かつ安全なデータの保管

データ入力は正確性が求められる作業であり、経験によって品質に差が生じることがあります。しかし、データ入力代行を利用することで、専門のプロが作業を行うため、高品質かつ安全なデータの保管が可能となります。また、一部のサービスでは自動読み取りと目視でのダブルチェックを行うなど、品質管理を徹底しています。

データ入力代行を利用することで、業務効率が向上し、人件費が削減できるだけでなく、高品質かつ安全なデータの保管が実現できます。これらのメリットを活かして、効果的なデータ入力代行サービスの活用を検討してみてください。

3. データ入力代行サービスの比較ポイント

データ入力代行サービスを比較する際には、以下のポイントに注目することが大切です。

3.1 コストパフォーマンス

データ入力にかかる作業時間による単価の確認
コア業務との並行作業によるロスやストレスの考慮
残業代などの増額費用の確認

まずは、各データ入力会社の「データ入力の単価」をチェックしましょう。また、データの種類によっても費用が変わるため、依頼内容ごとに複数の会社から見積もりを取ることが重要です。ただし、あまりにも安価な場合は品質や対応に問題が発生する可能性があるため、注意が必要です。

おすすめのデータ入力代行サービス: シスプロデータプロ

3.2 品質

自社の求める品質を候補先の担当者に明確に伝える
候補先担当者の対応が迅速で、要求に明確に答えられるかを確認する
ホームページの情報もチェックする

データ入力代行会社を選ぶ際には、品質の高さも重要なポイントです。自社が求める品質を候補先の担当者に明確に伝え、報告レベルや納品フォーマットなど具体的な要件を確認しましょう。また、候補先担当者の対応が迅速であり、要求に明確に答え、誠実に対応してくれるかも重要です。さらに、ホームページの情報をチェックして、品質向上のための取り組みを明確にしている会社を選ぶことも信頼性の指標となります。

おすすめのデータ入力代行サービス: HELP YOU

3.3 納期・スピード

各業者の納期の目安が正確かを確認する
初めて利用する場合は、少量のデータから確認する方法も検討する

納期とスピードもデータ入力代行サービスを比較する際に重要な要素です。データには日々の決定に関わる重要な情報が含まれることもあり、スピーディーな納品が求められます。各業者が正確に納期の目安を提示してくれるかを確認しましょう。また、初めて利用する場合は大量のデータを一度に依頼せず、少量のデータから確認する方法も検討することでリスクを軽減できます。

おすすめのデータ入力代行サービス: うるるBPO

3.4 セキュリティ

プライバシーマークやISO27001の認証の有無を確認する
従業員の入退室管理方法や書類管理方法、セキュリティ教育体制を明確にする

データ入力代行サービスを選ぶ際には、セキュリティ体制が十分に整っているかも重要なポイントです。第三者機関からプライバシーマークやISO27001の認証を受けた企業であるかを確認しましょう。また、従業員の入退室管理方法や書類管理方法、セキュリティに関する教育体制なども明確にされているかをチェックします。

おすすめのデータ入力代行サービス: アレスクリエイション

3.5 実績

各社の実績の有無を確認する
大手企業や官公庁などとの取引実績があるかをチェックする

データ入力代行サービスを選ぶ際には、実績も重要なポイントです。特に大手企業や官公庁などとの取引実績がある場合は、信頼性が高いと言えます。また、サービス提供年数や継続率の数値も確認しましょう。案件数が多ければ、会社内には豊富なノウハウが蓄積されていることを意味し、継続率の高さは満足度の高さを示します。

おすすめのデータ入力代行サービス: HELP YOU

4. おすすめのデータ入力代行サービス10選

以下に、おすすめのデータ入力代行サービスを10つご紹介します。それぞれのサービスには特徴や強みがありますので、ニーズや予算に合わせて比較検討してみてください。

i-STAFF
- 優秀なスタッフが採用されており、返金保証付きで高品質な成果を提供しています。エクセルのデータ入力、顧客リストの管理、資料作成などが主な対応業務です。
リスモン・マッスル・データ
- 低コストで高セキュリティなサービスで、情報セキュリティマネジメントの国際規格を取得しています。紙媒体の書類を電子化し、人事で管理する履歴書や契約書のデータ化が主な対応業務です。
SYSPRO DATA PRO
- 低価格で高品質かつ高セキュリティなサービスを提供しており、短期納品も可能です。名刺入力や大規模から小規模、法人から個人まで幅広い案件に対応しています。
アレスクリエイション
- 官公庁や大手企業の実績があり、仕様書の作成も無料で対応しています。データ入力代行の関連業務に加え、高精度な成果を提供します。
プロセス・マネジメント
- 電子化に向けたペーパーレス化サービスを提供し、個人情報保護士で構成されたスタッフが安心して取り組みます。名簿や名刺のデータ入力、手書き書類のデータ化が主な対応業務です。
うるるBPO
- 20年の信頼と実績を持ち、リソースとフローの最適化によりスピーディな納品を可能としています。あらゆる書類のデータ化に加え、通常1ヶ月以上かかる業務も5営業日で完了できます。
ナレッジデータサービス
- 大学や学術機関を中心に導入実績があり、入力スタッフの体制整備を行っています。入力だけでなくデータの活用方法についても提案しています。
7-index
- 基本料金や最低料金がなく、日本人スタッフが対応するため手書き文字も得意です。少量からの依頼にも対応し、品質重視でスピーディな納品を実現します。
SWL
- 業界最安価格をうたい、中国データセンターでの作業と品質保証プロセスが4重に行われます。データ入力の関連業務に柔軟に対応できます。
東京反訳
- 文字起こしに特化し、プライバシーマークの取得と安全なセキュリティ体制を備えています。専門性の高い文字起こしに加え、データ入力の依頼も可能です。

これらのデータ入力代行サービスは、それぞれに特徴があるため、自社のニーズや予算に合わせて比較検討することが大切です。無料相談なども活用して、最適なサービスを選びましょう。

5. データ入力代行の注意点・デメリット

データ入力代行を利用する際には、便利さや効率性がありますが、注意点やデメリットも存在します。以下にデータ入力代行を利用する際の注意点やデメリットをまとめました。

5.1. 品質にばらつきがある可能性がある

データ入力代行を利用する際には、品質にばらつきがある可能性に注意が必要です。タイピングミスや入力ミスによって品質に差が生じることがあります。業者によってもノウハウやスキルのレベルに差があるため、品質についても異なる結果が出ることがあります。

タイピングミスや入力ミスに注意が必要
業者ごとに品質の差がある可能性がある
小口案件で利用し品質を確認することをおすすめ
品質改善が見込めない場合は他の代行サービスを検討

5.2. 料金がサービスにより異なる

データ入力代行サービスを利用する際には、料金体系にも留意する必要があります。業者によって料金形態が異なるため、比較が容易でないことがあります。主な料金形態としては、文字数や時間単位、データ集計数、書類の枚数などがあります。

料金体系には文字数や時間単位など様々な形態がある
各業者に見積もりを依頼し、コストパフォーマンスを比較
料金形態の違いに注意しながら選ぶ

5.3. 情報漏えいのリスクがある

データ入力代行サービスを利用する際には、情報漏えいのリスクに注意が必要です。顧客情報や個人データを扱う場合が多いため、セキュリティ体制の甘い業者だと情報が漏れてしまう可能性があります。

顧客情報や個人データの保護に注意が必要
プライバシーマークを取得している業者を選ぶ
セキュリティ教育を実施している業者を選ぶ

5.4. 非構造化データの扱いに限界がある

データ入力代行サービスは、主に構造化データの入力を対象としています。一方、非構造化データの入力を必要とする場合には、専門的な知識やスキルを持った人材を確保する必要があります。

構造化データの入力に特化している
非構造化データの入力には専門的な知識やスキルが必要

5.5. 依存度の高さ

データ入力代行を利用し始めると、その便利さに依存してしまう可能性があります。代行業者との信頼関係を築き、円滑な連携体制を整えることが必要です。

適切な依存度を保つ必要がある
代行業者との信頼関係の構築が重要
過度な依存は情報漏えいや品質問題につながる

5.6. 長期的費用対効果の検討が必要

データ入力代行は短期的にはコスト削減につながりますが、長期的な視点で費用対効果を検討する必要があります。

短期的なコスト削減が見込める
長期的な費用対効果を検討する必要がある
継続的なニーズや人件費削減の見込みがあれば有効な選択肢

データ入力代行を利用する際には、上記の注意点やデメリットを踏まえながら、適切な業者を選ぶことが重要です。自社のニーズと予算に合わせたサービスを選び、効率的な業務運営と安全なデータ管理を実現することができます。

まとめ

データ入力代行サービスには多くのメリットがありますが、注意点やデメリットも存在します。業者選定の際は、実績やコストパフォーマンス、品質、セキュリティ、納期といった様々な視点から比較検討し、自社のニーズに最適なサービスを見つけることが重要です。十分な検討を行えば、データ入力業務の効率化と高品質な成果物の確保が可能となります。ただし、長期的な視点で費用対効果を検討し、適切な依存度を保つことも忘れずに、安全かつ効果的にデータ入力代行サービスを活用していきましょう。