企業経営において、事務作業は欠かすことができない重要な業務ですが、コアビジネスに専念したいという希望とのバランスをとるのは難しいものです。そこで近年、事務作業を専門の事務代行サービス会社に委託するケースが増えています。この記事では、事務代行サービスの業務内容や料金相場、選び方のポイントなどを詳しく解説します。自社にとって最適な事務代行サービスを選ぶための参考にしてください。
1. 事務代行サービスとは何か？業務内容を解説
事務代行サービスは、企業が日常的に行う事務業務を代行してくれるサービスです。企業は自身の専門業務に集中することができるため、時間とリソースを節約することができます。また、オンライン事務代行サービスの普及により、場所にとらわれずにリモートで業務を行うことも可能となりました。
事務代行サービスでは、以下のような業務を依頼することができます：
総務・庶務業務：
- 事務用品や備品の発注管理
- 出張手配
- 文書管理
- スケジュール調整
- 資料作成など
経理業務：
- 伝票作成
- 見積書や請求書の作成
- 資産管理
- 経費計算や精算
- 決算サポート
- 記帳業務など
広報業務：
- プレスリリースの作成やメディア選定
- イベントの立案や運営
- 効果測定
- メディア対応
- 会場選定など
営業業務：
- 取引先の新規開拓
- 営業戦略の立案と実施
- マーケティング
- 契約業務
- 営業リスト作成
- 電話業務など
秘書業務：
- スケジュール管理
- 車両手配
- 出張手配
- メールの確認・返信
- 経費精算のサポート
- 会食の手配など
これらの業務は、事務代行サービス会社によって提供される範囲やサービス内容が異なります。企業は自身のニーズに合わせて業務を選択し、より効率的に業務を進めることができます。また、事務代行サービスの料金は月額固定制や従量課金制などで提供されており、事前に見積もりを依頼することで料金を把握することができます。
2. 事務代行サービスを活用するメリット
事務代行サービスを利用することには、以下のようなメリットがあります。
コア業務に集中できる
事務代行サービスを利用することで、社員は本来の業務に専念することが可能です。社員が日常的な書類作成やメールの応答などの事務作業を代行サービスに頼ることで、より専門的な業務に集中することができます。この集中により、生産性の向上が期待されます。
人件費の削減
事務代行サービスの利用により、人件費を削減することが可能です。企業は一時的な業務や短期的なプロジェクトに対して、必要な時に必要な人数だけ外部の専門スタッフに依頼することができます。このように人件費を最適化することで、コストを節約することができます。
専門的な業務をプロに委託できる
事務代行サービスを提供している企業は、事務作業において専門知識を持っています。社内の従業員に経理や法務などの専門的な業務を任せるよりも、専門的な事務作業を行う企業に委託することで、クオリティの向上と効率的な業務の実施が期待できます。
その他のメリット
事務代行サービスを利用することで、以下のようなメリットが得られます。
– 業務の効率化：専門スタッフによる事務作業の代行により、業務の効率化が図られます。
– 採用や教育のコスト削減：事務代行サービスの利用により、教育や採用にかかるコストを削減することができます。
– クオリティの向上：専門スタッフによる業務の代行により、クオリティの向上が期待できます。
事務代行サービスを活用することで、企業は時間とコストを節約し、より効率的な業務を行うことができます。ただし、事務代行サービスを選ぶ際には信頼性や実績を考慮する必要があります。
3. 事務代行サービスの料金相場
事務代行サービスの費用は、主に「月額固定制」と「従量制」の2つのタイプに分かれます。それぞれの料金相場を詳しく説明します。
3.1 月額固定制の料金相場
月額固定制では、毎月一定の報酬を支払う料金体系です。契約期間や稼働時間によって料金が変わることが一般的です。以下は一般的な料金相場の例です：
- 稼働時間（契約時間）/月: 20時間
- 契約期間: 1ヵ月
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料金/月: 5万円～
-
稼働時間（契約時間）/月: 30時間
- 契約期間: 1ヵ月
-
料金/月: 7～13万円
-
稼働時間（契約時間）/月: 50時間
- 契約期間: 1ヵ月
- 料金/月: 11～16万円
※上記の料金相場は一般的な目安です。具体的な料金は契約する事務代行会社によって異なります。
3.2 従量制の料金相場
従量制では、依頼した業務の数量や稼働時間によって費用が決まる料金体系です。料金相場は依頼内容によって異なりますが、以下は一般的な料金相場の例です：
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A4サイズの書類作成/1枚: 2,000円～
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アンケートデータ入力/1項目: 0.5円～
-
税務補助: 5万円～
※依頼内容や専門知識の有無によって料金が異なるため、事前に事務代行業者に確認することをおすすめします。
上記のように、事務代行サービスの費用は多くの要素によって決まります。契約時間や依頼内容に合わせて最適な料金プランを選ぶことが重要です。事前に複数の事務代行会社の料金を比較し、自社の予算やニーズに合った料金相場を把握しましょう。
4. 事務代行サービス選びのポイント
事務代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントに注意することが重要です。
自社の求める業務が網羅されているか
まずは、任せたい業務をリストアップし、それらの業務に対応しているかサービス内容を確認しましょう。自社の求める業務が事務代行サービスによって網羅されているか確認することは非常に重要です。例えば、経理業務を任せたい場合、経理業務が得意な事務代行サービスを選ぶ必要があります。
実績が豊富か
事務代行サービスの実績が豊富かどうかも重要なポイントです。実績が豊富な会社は、多くの顧客からの信頼を得ている場合があります。実績がある会社は、顧客のニーズを正確に把握し、迅速かつ満足のいくサービスを提供することができる傾向があります。より安心で信頼できるサービスを選ぶためにも、実績を確認しましょう。
導入はすぐできるか
急いで業務を依頼したい場合や、繁忙期などで迅速な対応が必要な場合には、事務代行サービスの導入までの時間が重要です。事前に導入までのスケジュールを確認し、自社のスケジュールに合致しているか確認しましょう。スムーズかつ迅速なサービスの提供が可能かどうかを確認するために、導入までのスケジュールに注目しましょう。
費用に曖昧な点はないか
事務代行サービスの費用には曖昧な点がないか確認することも重要です。料金プランやオプションサービスの料金など、追加費用が発生する場合があります。事前に料金について詳細を確認し、予算内で利用できるか確認しましょう。また、追加費用が発生する場合は、何に料金がかかるのかも明確にしておきましょう。
複数の業者に見積りをお願いするのも大事
最後に、複数の業者に見積りを依頼することも重要です。複数の業者の見積りを比較することで、より低コストで質の高いサービスを選ぶことができます。また、見積りを依頼することで、業者の対応や提供されるサービス内容をより詳しく把握することができます。複数の業者との比較検討を行い、最適な事務代行サービスを選びましょう。
以上が事務代行サービスを選ぶ際のポイントです。自社のニーズや要件に合わせて、慎重に選ぶことが重要です。適切な事務代行サービスの選択により、業務の効率化や負担軽減を実現しましょう。
5. おすすめの事務代行サービス会社
事務代行サービスを選ぶ際には、信頼性の高い会社を選ぶことが大切です。以下では東京でおすすめの事務代行サービス会社を3社ご紹介します。
1. フジ子さん®
- オンライン上で業務を遠隔サポートしてくれるサービス
- 経理や総務・秘書、人事やWebサイト運営など、パソコンで行える業務に対応
- 専門性の高いスタッフが在籍し、英語やイラストレーター業務にも対応可能
- 低コストで利用でき、パート社員並の費用で専門スキルを持った人材を確保できる
- 企業の業務量に応じてプランを変更可能で、繁忙期や一定期間の人材確保にも適している
- 無料トライアルチェックを受けることができ、実務能力を事前に確認できる
2. タスカル
- オンラインアシスタントサービスを提供する企業
- 日常業務や専門的な業務に対応可能
- 対応しきれない業務についてはパートナー企業を紹介
- 料金は27,500円からで、コストを抑えながら利用可能
- 月10時間から契約可能で、使いきれなかった稼働時間は持ち越し可能
- 専門スキルを持ったアシスタントがチームで対応し、相談も無料で受け付けている
3. HELP YOU
- オンライン上で業務を代行してくれるサービス
- 幅広い業務に対応し、パソコンで行える業務なら何でも相談可能
- 優秀なスタッフが在籍し、難しい筆記試験や面談をクリアしている
- 即戦力となる人材をすぐに確保可能
- 法人のみ対応しているため個人事業主は利用不可
以上が東京でおすすめの事務代行サービス会社です。信頼性の高い業者を選ぶことで安心して業務を代行してもらうことができます。自社のニーズや予算に合わせて比較検討し、最適なサービスを選びましょう。
まとめ
事務代行サービスは、企業の業務効率化やコスト削減に大きな効果を発揮します。専門性の高い人材を柔軟に活用でき、自社の専門業務に集中することが可能です。適切なサービス選びのポイントを理解し、信頼性の高い事務代行会社を選ぶことで、生産性の向上と業務の効率化を実現できるでしょう。事務代行サービスを活用することで、企業は競争力を高め、より付加価値の高い業務に注力することができるのです。
よくある質問
事務代行サービスとはどのようなサービスですか？
事務代行サービスは、企業の日常的な事務業務を代行してくれるサービスです。企業はこのサービスを利用することで、自身の専門業務に集中することができ、時間とリソースを節約できます。また、オンラインで業務を行えるため、場所にとらわれることなく事務作業を進められます。
事務代行サービスを利用するメリットは何ですか？
事務代行サービスを利用することのメリットは、コア業務への集中、人件費の削減、専門的な業務をプロに委託できることなどです。さらに、業務の効率化、採用や教育コストの削減、クオリティの向上といったメリットも期待できます。
事務代行サービスの料金はどのように決まりますか？
事務代行サービスの料金は、主に月額固定制と従量制の2種類があります。月額固定制では1か月の契約時間に応じて料金が決まり、従量制では依頼した業務の数量や稼働時間に応じて料金が変動します。具体的な金額は、依頼内容や専門性によって異なるため、事前に事務代行業者に確認する必要があります。
事務代行サービスを選ぶ際のポイントは何ですか？
事務代行サービスを選ぶ際のポイントは、自社の求める業務が網羅されているか、実績が豊富か、導入までの時間が短いか、費用に曖昧な点がないか、といったことです。複数の業者に見積りを依頼し、自社のニーズに合った最適なサービスを選ぶことが重要です。
