最安値電話代行サービス徹底比較！ビジネスに最適な一覧

2024 8/03

2024年8月3日 2024年8月3日

現代社会において、ビジネスを効率的に運営するためには、電話応対の負担を軽減することが不可欠です。そこで注目されているのが電話代行サービスです。本ブログでは、電話代行サービスの概要や選び方、実際の格安サービス一覧などを紹介しています。ビジネスの生産性を高め、顧客満足度を向上させるための有力なツールとして、電話代行サービスの活用を検討してみましょう。

1. 電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、企業やフリーランスの方々が電話を受けた際に、専門のオペレーターが代理で応対し、対応内容を管理するシステムです。このサービスは業務の効率化や顧客サービスの向上に大きく寄与しています。本セクションでは、電話代行サービスの特色や具体的な業務内容について掘り下げてみます。

特徴

電話代行サービスの最も顕著な特徴は、専門のオペレーターが依頼主の代わりに受電を行うという点です。これにより、企業は電話応対の負担を軽減し、より重要な業務にリソースを集中させることができます。また、受けた電話に関する情報は、迅速に電子メールやビジネスチャットを通じて社内に共有されるため、業務の流れを円滑に保つことができます。

さらに、電話代行サービスは設備投資が不要であるという利点もあります。オペレーターが顧客のオフィスではなく、自社のオフィスで作業を行うため、高価な電話システムを導入する必要がないのです。

提供されるサービス内容

電話代行サービスでは、様々な業務が行われています。主な内容には以下の項目があります。

電話応対と取次ぎ: 受けた電話を担当者に取り次ぎ、必要に応じて折り返しの連絡をお願いするサービス。
営業電話対応: 実際に不要な営業電話を処理することで、貴重な時間を有効活用します。
受注業務の代行: 商品やサービスの注文を受け付けることで、顧客対応の効率化を図ります。
コールセンター運営: 企業に応じた専門的なコールセンター業務の実施。

利用が進む背景

最近のリモートワークの普及により、多くの企業が業務効率を求めるようになりました。この流れの中で、電話代行サービスは受電の機会損失を減少させる手段として注目を集めています。社員が電話応対に時間を取られることは、営業活動や他の重要な業務に影響を及ぼすため、この課題を解決するための手段として電話代行サービスの導入が増加しています。

まとめ

電話代行サービスは、業務の効率向上や顧客満足を追求するための非常に便利な仕組みです。このサービスを取り入れれば、企業は電話への応対の負担を和らげ、コアビジネスに集中できるようになります。結果として、日常業務をよりスムーズに進めるための強力なサポートを提供してくれるのです。

2. 電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスを選ぶ際には、自社の特性とニーズに応じた適切な判断が求められます。以下のポイントを参考に、自社に最も合致したサービスを選定していきましょう。

対応時間の確認

まず重要なのは、電話代行サービスの対応時間です。自社が求める時間帯にどれだけ柔軟に対応してくれるかを調査する必要があります。選択肢には、平日のみ対応のサービスや、24時間いつでも利用できるサービスが存在します。特に、大切なお客様からの連絡を逃さないためには、夜間や休日もカバーできるサービスが理想的です。これにより、顧客との信頼関係を構築し、有望なビジネスチャンスを逃すことが減ります。

費用対効果の考慮

次に、料金の透明性と自社の予算に合うかを見極めましょう。一般的に、月額料金や通話数に基づくプランが多いですが、自社の利用状況に合ったプランを選ぶことが不可欠です。例えば、「月1万円で40件の通話」を提供するプランなど、明確な料金体系があると比較がしやすくなります。また、平日の日中に主要な利用がある場合は、コスト優先のプランを選ぶことも一つの戦略です。

サービスの質の確認

電話代行サービスの質は、自社のイメージに大きく影響します。オペレーターが丁寧に対応できるかどうかを確認するために、オペレーターの教育制度や対応のレビューをチェックすることが重要です。実際の顧客からのフィードバックを参考にすることで、サービスの信頼性や質がより明確に把握できます。

フレキシブルな取次対応

電話の取次方針にも注意を払いましょう。各サービスではもたらされる取次内容に違いがあるため、自社に必要な対応の範囲を事前に明確にしておくことで、より適切なプランを選ぶことが可能です。規定された対応のみでなく、自社のニーズに則ったカスタマイズができるかも検討ポイントです。

通知方法の検討

最後に、受信した電話の通知方法も大切な要素です。多くの電話代行サービスはEメールやビジネスチャットツールを通じて通知を行っていますので、どのような通知手段が利用できるのか、また社内のシステムとどのように連携できるかを確認することで、スムーズな情報共有が実現します。

これらのポイントを十分に考慮しながら、自社の特性に最も合った電話代行サービスを見つけることで、業務の効率性を高め、顧客満足度を向上させることができるでしょう。

3. 格安で利用できる電話代行サービス一覧

電話代行サービスの料金はさまざまで、自社のニーズに合ったサービスを見つけることが大切です。ここでは、比較的格安で利用できる電話代行サービスを紹介します。各サービスの料金プランや特徴を確認し、自社に適したものを選んでください。

1. fondesk

初期費用: 0円
月額料金: 10,000円～（50コール）
対応時間: 平日 9:00～19:00
通知方法: メール、LINE、Slack など

fondeskは、初期費用がかからず、手軽に導入できるサービスです。対応件数が多くなる場合は、1件あたり200円の追加料金が発生します。迅速な対応が可能で、導入が簡単なため、忙しい企業に向いています。

2. MKサービス

初期費用: 2,960円
月額料金: 2,960円～（20コール）
対応時間: 平日 9:00～18:00
通知方法: メール

MKサービスは、非常にリーズナブルな価格で提供されるため、初めて電話代行サービスを導入する企業にぴったりです。コストを抑えながらも、必要最低限の対応が可能です。

3. ビジネスアシスト

初期費用: 0円
月額料金: 20,000円～（80コール）
対応時間: 平日 9:00～18:00
通知方法: メール

ビジネスアシストは、初期投資が不要で、月間受電数も多く設定できるため、様々な業務に対応可能です。安定したサービスが求められる企業におすすめです。

4. インターコード

初期費用: 要確認
月額料金: 2,900円～（20コール）
対応時間: 平日 9:00～18:00
通知方法: メール

インターコードは、非常にリーズナブルなプランを提供しており、コストパフォーマンスが良いのが特徴です。ニーズに合わせた柔軟なプランが魅力的です。

5. スマイルフォンネット

初期費用: 0円
月額料金: 3,980円～（10コール）
対応時間: 平日 9:00～18:00
通知方法: メール

スマイルフォンネットは、初期費用がかからず非常に安価で始められるため、小規模な店舗やスタートアップ企業に適しています。

このほかにも多くの電話代行サービスが存在します。各サービスの詳細情報やプランを確認して、自社に最適な選択をすることが重要です。各社のサイトで具体的な条件やオプションをチェックしてみてください。

4. IVRサービスの活用

IVRサービス（Interactive Voice Response）は、企業が顧客とのコミュニケーションを効率化するために極めて効果的な手段です。特に、忙しい現代のビジネス環境において、顧客のニーズに迅速に応えることは欠かせません。ここでは、IVRサービスの具体的な活用方法やそのメリットについて詳しく述べていきます。

IVRサービスの基本機能

IVRの主な機能は、自動で電話を受け付け、録音されたメッセージを流すことです。顧客は音声ガイダンスに従って、問い合わせ内容や必要なサービスを選択できます。これにより、人的リソースを大幅に削減しつつ、顧客満足度を向上させることが可能です。

さまざまな業種での活用例

カスタマーサポート
IVRサービスは、カスタマーサポートにおいて特に効果を発揮します。顧客が問題を選択する際、目的の担当部署へ直接繋がることができるため、応答待機時間を短縮できます。
予約受付
医療機関や飲食店などでは、IVRシステムを利用して、予約を自動で受付けることができます。これにより、スタッフが電話対応に追われる時間を減らすことができ、他の業務へ集中できます。
緊急通知
緊急事態や重要なお知らせを伝える際にもIVRは役立ちます。例えば、災害時の避難情報や、企業からの重要な連絡事項など一斉に通知することができます。

IVRの導入のメリット

コスト削減
保存されたメッセージを再利用することで、電話応対にかかる人件費を大幅に減らすことができます。特に、中小企業にとっては非常にメリットが大きいです。
効率的な管理
IVRシステムは、受信した問い合わせ内容を整理・管理する機能も備えており、データとして記録されるため、後からの分析も容易になります。これにより、どの時間帯にどのような問い合わせが多いかを把握でき、サービスの改善に繋がります。

導入の際の注意点

IVRの導入を検討する際には、顧客が使いやすいように設計することが重要です。複雑すぎるメニューは顧客を混乱させ、逆効果になることがあります。音声ガイダンスはわかりやすく、短時間で必要な選択肢に到達できるよう工夫しましょう。

IVRサービスは、企業の業務効率を向上させ、顧客とのコミュニケーションを円滑にするための強力なツールです。さまざまな業界での活用が進む中、その導入を真剣に考えてみる価値は十分にあります。

5. 電話代行サービスの料金を節約するコツ

電話代行サービスを利用する際、料金を抑えるための工夫がいくつかあります。以下に、そのコツをいくつかご紹介します。

プランの見直し

まずは、自社のニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。受電件数が少ない場合は、必要以上に高額なプランを選ぶと損をしてしまいます。逆に、受電件数が多い企業であれば、ボリュームディスカウントがあるプランを選ぶことで、単価を下げることができるかもしれません。自社の平均受電数を把握し、それに合わせたプランを選ぶことで、無駄なコストを削減できます。

オプションサービスの活用

ほとんどの電話代行サービスでは、基本プランに加えてオプションが用意されています。これらのオプションサービスを上手に活用することで、必要な機能だけを選択し、全体のコストを抑えることが可能です。例えば、休日の対応や、特定の時間帯の受電が必要な場合、必要なオプションだけを選ぶことで、基本料金を低く抑えられます。

定期的な契約の特典

多くの事業者は、定期的に契約をすることで割引を提供しています。月額契約や年額契約など、長期契約を選ぶことで、トータルコストを削減できることがあります。例えば、年単位での契約を結ぶことで、数ヶ月分の料金が無料になることもありますので、契約条件を確認してみましょう。

複数のサービスを比較

電話代行サービスは様々な事業者が提供しています。異なるサービスの料金や機能を比較し、自社に最適なものを選ぶことが重要です。特に、機能と料金のバランスが取れたサービスを選ぶことで、必要な機能を提供しつつ、無駄なコストを省くことができます。

リファレンスプランの利用

特定の電話代行サービスでは、＊＊リファレンスプラン＊＊を用意している場合があります。これは、数ヶ月間の事例をもとにしたおすすめプランで、実際の使用事例に基づいており、コストパフォーマンスが高いとされています。そういったプランを活用することで、高品質なサービスをリーズナブルに利用できるチャンスが増えます。

キャンペーンの利用

不定期に行われるキャンペーンを利用するのも一つの手です。新規顧客向けの割引や、特定の時期に行われるプロモーション割引などを活用し、初期費用や月額料金を下げることができます。これらの情報を見逃さないように、定期的に公式サイトやニュースレターをチェックしましょう。

これらの方法を実践することで、電話代行サービスの料金を効果的に節約することが可能です。自社のニーズに最適なプランを見つけ、賢くコストを削減していきましょう。

まとめ

電話代行サービスは、企業の業務効率化と顧客サービスの向上に欠かせないツールです。自社のニーズを把握し、最適なサービスを選択することで、コストを抑えつつ、重要な業務に集中できるようになります。また、IVRサービスの活用により、さらに効果的な顧客対応が可能になります。電話代行サービスを上手に活用することで、企業は競争力を高め、継続的な成長につなげることができるでしょう。